Sức mạnh thực sự của máy quét mã vạch PDA không được mở khóa bởi khả năng thu thập dữ liệu của nó, mà bởi khả năng truyền đạt dữ liệu đó ngay lập tức. Khả năng kết nối theo thời gian thực thông qua mạng Wi-Fi và di động (WWAN) biến PDA từ một công cụ thu thập dữ liệu đơn giản thành một nút động trong hệ thống thần kinh trung ương của doanh nghiệp bạn. Khi một nhân viên quét mã vạch, thông tin đó sẽ được truyền ngay lập tức đến cơ sở dữ liệu trung tâm. Sự đồng bộ hóa tức thì này tạo ra một "nguồn thông tin duy nhất" mà mọi người trong tổ chức đều có thể truy cập đồng thời.

Điều này có tác động sâu sắc đến năng suất. Người chọn hàng trong kho nhận được đơn đặt hàng mới ngay khi chúng được đặt, mà không cần phải quay lại một thiết bị đầu cuối. Một người quản lý có thể theo dõi mức tồn kho và tiến độ hoạt động từ văn phòng của họ, xác định và giải quyết các nút thắt khi chúng xảy ra. Trong bán lẻ, một mặt hàng đã bán sẽ bị trừ ngay lập tức khỏi hàng tồn kho có sẵn, ngăn chặn việc bán quá mức. Hàng tồn kho phụ tùng dịch vụ hiện trường được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo các xe tải của kỹ thuật viên được dự trữ chính xác. Điều này loại bỏ sự chậm trễ và lỗi liên quan đến việc xử lý hàng loạt, nơi dữ liệu được tải lên vào cuối ca làm việc. Các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin trực tiếp, quy trình làm việc được tối ưu hóa một cách linh hoạt và toàn bộ hoạt động trở nên nhanh nhẹn, đáp ứng và hiệu quả hơn, dẫn đến sự thúc đẩy đáng kể về năng suất tổng thể.